A gazdasági szektorban fellelhető vállalkozások mind tevékenységüket, mind működésüket tekintve nagyon eltérőek ebből adódóan igényeik is szerteágazóak. Míg egy vállalkozás inkább termelési szoftver használatát igényli, addig egy másik, az adminisztrációs vagy pénzügyi programok irányába mutat érdeklődést.
A szoftverfejlesztés célja, hogy a fejlesztett program teljes mértékben illeszkedjen a cég elvégzendő feladataihoz és megkönnyítse annak munka folyamatait. A legjobb szoftverek is csak annyit érnek amennyi eredményt a felhasználásuk produkál. A szoftver mára termékké vált, és ez alapvetően meghatározza az előállításának a körülményeit. Mint minden terméknek, a szoftvereknek vagy ezek fejlesztésének is megvannak az előnyei illetve hátrányai. Ez a cikk bemutatja a szoftver fejlesztésben fellelhető 10+1 hibát feketén fehéren, melyeket mindenképpen gondoljunk át, mielőtt egyedi fejlesztésébe kezdenénk:
1. Kell egy ember
A vállalkozásnak „biztosítania” kell egy embert, aki mindennel képben van, és rajta keresztül zajlik a fejlesztés. A szoftverfejlesztésének megkezdése előtt, közben és után is kell egy kapcsolattartó, aki minden információval tisztában van a vállalkozással kapcsolatban. Részletesen be kell tudnia mutatni a mindennapi tevékenységeket, naprakész tudást kell átadnia a fejlesztő cégnek, hogy a lehető leghatékonyabb rendszert hozzák létre. Továbbá ez egy biztos pont a vállalkozás és a cég között, így elkerülhető az információ torzulásának lehetősége. Könnyen lehet, hogy a kapcsolattartó kommunikációján múlik a szoftver sikeressége.
2. Ideiglenes veszteség
Folyamatos együttműködés kell a vállalkozás részéről, új verziókat tesztelni, a kijelölt kapcsolattartó ne legyen túlterhelt, hogy legyen ideje mindenre, amit a fejlesztő cég kér tőle. Ez természetesen alapvető emberi erőforrás veszteségét jelenti a cég számára addig az ideig, amíg a szoftver elkészül, de egy sikeres együttműködés gyümölcse egy jól működő szoftver, ami nagyon gyorsan megtérül és profitot is termel éveken keresztül.
3. Működésbeli ismeret hiány
Pontosan fel kell térképezni, hogy a cégen belül milyen folyamatok vannak. Talán meglepő, talán nem, de sokan úgy bíznak meg egy fejlesztő céget, hogy pontosan nem is tudják, mit szeretnének, vagy nincsenek tisztában a saját vállalatuk pontos működésével, ezáltal az első kérdéseknél akadályokba ütköznek, megnehezítve és meghosszabbítva ezzel a fejlesztés folyamatát. Mielőtt belevágunk, mindenképpen gondoljuk át a vállalkozásunk működését.
4. Minden számít
A vállalkozásban lévő szakmai ismereteket is át kell adni a fejlesztő cégnek, mert ők nem értenek azokhoz a szakmához. Minden kis apróságot át kell adni, ami már lehet, hogy fel sem tűnik az ott dolgozóknak, mert 20 év alatt olyan mélyen rögzült bennük. Ez sokak számára kihívást jelenhet, időigényesnek tűnhet és türelem kell hozzá, mert ahogyan egy könyvelő nincs tisztában a szoftverfejlesztés rejtelmeivel, úgy egy fejlesztő sem lesz tisztában a könyvelési folyamatokkal.
5. Kérdezd, aki használja
Gyakori hiba, hogy a vezetőség eldönti, hogy kell nekik egy új rendszer, hogy hatékonyabban működjön a vállalkozás, de nem kérdezik meg kifejezetten azon a területen dolgozókat, hogy szerintük hogyan lehetne segíteni a munkájukat, egyszerűen csak kitalálják, hogy mivel lenne jobb, de gyakran ezzel csak rontanak a helyzeten.
6. Pénz Pénz Pénz
Sokan elfelejtik, hogy a szoftverfejlesztés nem egyszeri kiadást jelent. Folyamatos karbantartást igényel, illetve ha egy új üzletág jelent meg a vállalkozás életében, akkor azt is integrálni kell a szoftverbe (természetesen szükség esetén). A fejlesztési folyamatok után, egy úgynevezett átalánydíj fizetése veszi kezdetét, ami magában foglalja a szoftver optimális üzemeltetése mellett felmerülő problémák megoldását, azonban egy újabb ötlet vagy változtatás a szoftveren újabb kiadásokat vonhat maga után.
7. Hosszú távú együttműködés
A kifejlesztett rendszert egyedül az a fejlesztő cég fogja mélyrehatóan ismerni, aki kifejlesztette. Nem érdemes a szoftver fejlesztése után elköszönni a partnertől, hiszen a későbbiekben biztos szükség lesz még rá. A lehető leghatékonyabb és legolcsóbb segítséget is ő tudja nyújtani, hiszen egy új fejlesztő cég megbízásával az az idő is a költségek között fog szerepelni, ami alatt megismerik és átlátják a szoftver működését.
8. Az idő is pénz
Egy szoftver kifejlesztése időt igényel. Nagyon sok komponensből tevődik össze a folyamat ezért nehéz megmondani előre pontosan meddig is fog tartani, de ha siettetjük a fejlesztő céget, vagy csak részleges információt adunk át a gyorsítás érdekében, lehet az időtáv rövidülni fog, de ez leginkább negatív következményekkel fog hatni a későbbiekre.
9. Nincs olyan, hogy tökéletes
Ne essünk abba a hibába hogy az első próbán a tökéletességre vágyunk. Nagyon egyszerűen elkerülhető a felesleges csalódás, és kommunikációs probléma a fejlesztő cég és a vállalkozás között, ha arra a gondolatra fokuszálunk, hogy az első próba pontosan arra van, hogy meghatározzuk a további munkafolyamatokat, a gyengeségeket és az erősségeket, amik pont úgy működnek, ahogy azt elvárták, mindezt a későbbi tökéletesítés érdekében.
10. "Nem kell az új"
Az új szoftver, új munkafolyamatokat és újszerű munkavégzést von maga után. Kezelhetősége és átláthatósága bár egyszerűsödni fog az előzőkhöz képest, a felhasználóknak meg kell tanulniuk használni a rendszert, ami az elején nehézkes lehet és a negatív visszajelzés szinte biztos, mert minden, ami új az rossz a tévhit szerint, de amint sikeresen beletanultak a használatba ez természetesen megváltozik.
10+1. Egy kis ajándék
Manapság minden induló vállalkozás Excel táblázatokat használ, egyéni adminisztrációt végez, ami teljesen jól is működik számukra az elején. Amennyiben a vállalkozás sikeres, növekszik az elvégzendő feladatok száma ezáltal a munkafolyamatok is egyenes arányban nőnek. Sokkal kifizetődőbb egy vállalkozás számára egy alap adminisztrációs, vagy számviteli, esetleg logisztikai szoftver kifejlesztése mintsem egy új munkavállaló kiválasztása, betanítása és alkalmazása. Az utolsó általunk vélt csapdája a szoftverfejlesztésnek, ha nem élünk vele. 😉